ビジネスでは手紙の書き方に
大きく分けて2つの書き方があります。
「セミブロック方式」と「フルブロック方式」です。
セミブロック方式は主に会社の個人間の手紙ですね。
下記のような決まりごとがあります。
@ 差出人住所と日付
アメリカ式(月、日、年の順番)とイギリス式(日、月、年の順番)があります。
A 会社との取引番号
取引を円滑に進めるため、取引番号が指定してあるなら必ず書きましょう。
B 受取人氏名と住所
上記の日付や取引番号から4〜5行空けて左端に書きます。
C 冒頭辞
英語のビジネスレターで気をつけなければならないのが敬称です。
Dearの後に「Mr.」「Mrs.」「Ms.」などをつけて名前を書きます。
相手の名前を知らない場合は「Dear Sir」「Dear Madam」などと書きます。
「To whom It May Concern(関係者各位)」という言葉も使います。
D 本文
冒頭辞から1行、左端から5字空けて書き始めます。
新しい段落は、1行空けて同様に左端にスペースを開けて書きます。
E 結辞
本文の下に1行空け、中心より右よりに書き、コンマで閉じます。
ビジネス形式では「Your truly, Sincerely yours」が一般的です。
F 署名
結辞の下に英語で自分の氏名をサインします。
G 氏名
結辞から4行空けて頭を揃えるか、手書きなら活字体で書きましょう。
役職は氏名のすぐ下に記します。